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„Ein wesentliches Novum der GoBD: die Forderung nach Nachweisen im Prüfungsfall“

Im Interview mit Bernhard Lindgens

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werfen viele Fragen auf. Wir möchten Ihnen ein paar Antworten geben und konnten Dipl. Finanzwirt Bernhard Lindgens vom Bundeszentralamt für Steuern für ein Interview gewinnen.

Audicon: Herr Lindgens, GdPdU hier, GoBS da, Z1-Z2-Z3, GoBD – hängt Ihnen das Thema nicht schon zum Halse raus?

Bernhard Lindgens: Auf keinen Fall! Wie Sie ja selbst aufführen, entwickelt sich die digitale Betriebsprüfung ständig weiter. Auslöser dabei sind im Wesentlichen die fortschreitende Digitalisierung von Geschäftsprozessen in den Unternehmen sowie die stetige Zunahme elektronischer Belege. Dies stellt auch für die Finanzbehörden eine Herausforderung dar.

Das heißt, das Thema ist für Sie weiterhin interessant? Was genau ist für Sie so spannend?

Spannend ist sicherlich die Frage, ob und in welcher Tiefe insbesondere die Umsetzung der gestiegenen Compliance-Anforderungen durch die Unternehmen erfolgt, und welche unterschiedlichen Lösungsansätze in der Praxis entwickelt werden.

Man könnte behaupten, der Regulierungsaufwand wüchse beständig. Ist das für Unternehmen überhaupt noch handhabbar?

Wohl niemand dürfte den – nicht zuletzt von Wirtschaftsverbänden immer wieder bemängelten – Regulierungsaufwand bestreiten. Hinsichtlich der GoBD sehe ich aber allenfalls eine geringe Mehrbelastung durch die im Übrigen schon seit Jahren vorgegebenen Prüf- und Verarbeitungskontrollen. Meiner Erfahrung nach kontrollieren die Unternehmen – wenn auch vielfach nur manuell – seit jeher beispielsweise Eingangsrechnungen für das Recht auf Vorsteuerabzug und ihre Buchhaltung sehr genau. Dieser Aufwand könnte durch automatisierte Kontrollen deutlich verringert werden.

Haben Sie ein Beispiel für uns, wie ein digitaler Prozess auf eine neue Vorgabe trifft und wie diese digital zu lösen ist?

Vielleicht an dieser Stelle ein Beispiel, wie eine neue Vorgabe – in diesem Fall eine Erleichterung – einen digitalen Prozess nicht nur verändert, sondern in vielen Fällen erst auslösen dürfte. Hintergrund ist der für eine Umsatzsteuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen unabdingbare Nachweis der Unternehmereigenschaft des Abnehmers mittels qualifizierter Bestätigung ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.).

Derartige Bestätigungsanfragen können schriftlich oder über das Internet an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gestellt werden. Schon seit einigen Jahren wurde darüber hinaus eine XML-RPC-Schnittstelle eingerichtet, die für mehrere gleichzeitige und sogar automatisierte Anfragen genutzt werden kann. Seit Anfang 2016 reicht als Nachweis einer durchgeführten, qualifizierten Anfrage einer USt-IdNr. nunmehr der vom BZSt übermittelte Datensatz, sofern dieser unmittelbar in das System des Unternehmens eingebunden und ausgewertet werden kann. Bei einer Historisierung dieser Bestätigungen haben Unternehmen so die Möglichkeit, abnehmerspezifisch oder vom Auftragsvolumen abhängige automatisierte Anfragen nachweisen zu können.

Erwarten Sie derartige Kontrollen von Unternehmen? Was passiert, wenn es diese Kontrolle nicht gibt?

Hier geht es nicht um meine Erwartungshaltung. Vielmehr denke ich, dass viele Unternehmen schon in ihrem eigenen Interesse (z. B. beim Vorsteuerabzug, der Umsatzsteuerbefreiung oder Haftungsfragen) zumindest mittelfristig belastbare Kontrollen einrichten werden und die Durchführung dieser Kontrollen im späteren Prüfungsfall auch belegen können. So fordern die GoBD ja auch ausdrücklich eine Protokollierung der durchgeführten Prüf- und Verarbeitungskontrollen. Wurden dagegen keine Kontrollen vorgenommen und/oder können auf Anfrage nicht nachgewiesen werden, hängen die Folgen meiner Einschätzung nach davon ab, ob dieser Verstoß gegen die GoBD-Vorgaben steuerliche Auswirkungen hat.

Bernhard Lindgens

Bernhard Lindgens

Dipl. Finanzwirt Bernhard Lindgens ist seit 2002 im Bundeszentralamt für Steuern im Bereich Betrugsbekämpfung tätig. Zuvor war er für den EDV-Einsatz in der Steuerfahndung und für nationale und internationale Projekte zur Betrugsbekämpfung im Bundesministerium der Finanzen verantwortlich. Er hat zudem am Gesetzgebungsverfahren und Fragen- und Antwortenkatalog zum Datenzugriffsrecht der Finanzbehörden mitgewirkt.

Prinzipiell sollte der Unternehmer also nachweisen können, dass er die Einhaltung der Anforderungen sicherstellt. Ist dies das wesentliche Novum der GoBD?

Wie bereits gesagt, wurden von den Unternehmen seit jeher Prüf- und Verarbeitungskontrollen verlangt. Eigentlich nichts Neues also. Ein wesentliches Novum der GoBD stellt meines Erachtens dennoch die klare Forderung nach Nachweisen im Prüfungsfall dar. Vor dem Hintergrund der anstehenden Modernisierung des Besteuerungsverfahrens und dem Einsatz von Risikomanagementsystemen zur gezielten Fallauswahl machen laufende Kontrollen seitens der Unternehmen auch Sinn: Da künftig nur noch tatsächlich prüfungswürdige Unternehmen ausgewählt werden sollen, haben die Finanzbehörden ein nachvollziehbares Interesse an einer ordnungsgemäßen Buchführung aller anderen Unternehmen.

Darum geht es auch in der Abgrenzung von Selbstanzeige und Korrektur bei der Steuer(vor-)anmeldung, richtig?

Ja genau, hier schließt sich der Kreis: Die Finanzbehörden können kein Interesse daran haben, jede berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Lohnsteuer-Anmeldung hinsichtlich einer strafrechtlichen Relevanz zu überprüfen. Wenn die fehlerhafte steuerliche Behandlung eines Geschäftsvorfalls durch gelebte Kontrollen erst im Nachhinein festgestellt und durch eine berichtigte Voranmeldung korrigiert wird, darf Unternehmen daraus kein Nachteil entstehen.

Der entsprechende BMF-Diskussionsentwurf zur Bedeutung des Kontrollsystems für Steuern wurde bereits im Juli 2015 vorgelegt. Der Anwendungserlass vom 23.05.2016 enthält nun tatsächlich eine entsprechende Regelung. Worauf müssen sich die Unternehmen einstellen?

Seit dem Erscheinen des Diskussionsentwurfs wird bereits an Konzepten zur Ausgestaltung eines solchen Kontrollsystems gearbeitet. Ab wann jedoch ein hinreichend konkreter Konsens zu erwarten ist, ist derzeit noch nicht abzusehen. Im Hinblick auf das BMF-Schreiben vom 23. Mai sowie das anstehende Risikomanagement bei der Fallauswahl sind Unternehmen dennoch gut beraten, sich am besten ab sofort mit dem Thema IKS für TaxCompliance auseinandersetzen.

Herzlichen Dank für das kurze Gespräch.

Das Interview für Audicon führte Martin Gutzmer, Dipl. Kaufmann, CIA. und Referent Business Development.

 

Sie wollen mehr über die aktuellen Entwicklungen rund um das Thema GoBD wissen? Dann schauen Sie sich doch die Aufzeichnung unseres Webinars „GoBD kompakt: Erfahrungen aus einem Jahr GoBD“ an.

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