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Sind Ihre Kassen manipulationssicher?

Gesetzesentwurf: Was Sie als Unternehmen jetzt schon tun können

Sicherheit von Kassensystemen

Am 18. März 2016 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) den Referentenentwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sowie den Entwurf einer Technischen Verordnung zur Durchführung des Gesetzes. Durch die Gesetze sollen die Unveränderbarkeit an digitalen Grundaufzeichnungen gewährleistet und Manipulationen erschwert werden.

Auch wenn die Entwürfe noch Fragen offen lassen, sollten Hersteller und Anwender bereits jetzt erste Schritte unternehmen, um sich auf die kommenden Änderungen vorzubereiten.

Aufzeichnung von Kassensystemen nach den GoBD

Kassen-Gesetz: Nächste Runde ist eingeläutet

Nachdem das Bundeskabinett dem Entwurf am 13. Juni 2016 zustimmte, stehen nun noch das Einverständnis des Bundestages und die Verabschiedung im Bundesrat aus.

Die GoBD gelten bereits heute für vorgelagerte Systeme wie elektronische Kassen: Nach § 146 AO müssen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht sowie geordnet vorliegen und dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Doch die Praxis sieht oft noch anders aus und lässt Raum für Fehler und Manipulationen – und damit auch für Steuerhinterziehung.

Mit dem Gesetzesentwurf werden die Anforderungen der GoBD in Bezug auf den Umgang mit den Aufzeichnungen von Kassensystemen konkretisiert.

Was besagt der BMF-Entwurf?

Aus dem Gesetz geht hervor, dass künftig die sogenannten Grundaufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet auf einem Speichermedium gesichert werden müssen. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen dafür über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus diesen drei Komponenten besteht:

  • Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können.
  • Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
  • Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke.

Weiterhin soll ergänzend zu den bereits vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle in Unternehmen als neues Instrument eine Kassen-Nachschau eingeführt werden. Diese soll als eigenständiges Verfahren speziell zur Überprüfung von Aufzeichnungen mittels Registrierkassen eingeführt werden.

Die Sicherheitseinrichtung, so das BMF, sei verpflichtend ab dem 1. Januar 2020 einzusetzen. Aus Gründen des Vertrauensschutzes wurde eine Übergangsregelung für Unternehmen aufgenommen, die sich eine neue Kasse gemäß den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 angeschafft haben, aber diese bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufrüsten können. Diese Kassen können längstens bis zum 31. Dezember 2022 genutzt werden.

Kassen-Nachschau bald gesetzlich verpflichtend
Kassen-Nachschau bald gesetzlich verpflichtend

Laut dem Entwurf soll das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die technischen Anforderungen an die Sicherheitseinrichtung definieren und auch die Lösungen der Kassenanbieter zertifizieren.

Das BMF hat die Sicherheitseinrichtung bewusst technologieoffen und herstellerunabhängig gehalten, damit kein Anbietermonopol entsteht und Innovationen berücksichtigt werden. Wann genau das BSI in Abstimmung mit dem BMF die Anforderungen erarbeitet und veröffentlicht, steht derzeit noch nicht fest. Für die Kassenhersteller und ihre Anwender besteht bis dahin Unsicherheit in Bezug auf die umzusetzenden Maßnahmen.

Checkliste für Kassenhersteller und Kunden

Trotz der momentanen Unklarheiten sollten Sie sich schon jetzt mit den Anforderungen des BMF-Schreibens auseinandersetzen und sicherstellen, dass die GoBD erfüllt werden. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Liegen die Einzelaufzeichnungen aller Vorgänge (bar/unbar) vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverdichtet vor?
  • Wurden alle Änderungen unveränderbar protokolliert?
  • Ist eine GoBD-gerechte Export-Schnittstelle vorhanden?
  • Bestehen Verfahrensdokumentationen und Einsatzprotokolle aller unserer Geräte?

Wenn Sie diese Fragen alle mit "Ja" beantworten können, haben Sie bereits wesentliche Schritte zur Vorbereitung auf die Betriebsprüfung unternommen.

Newsauthor

Ines Winkler
Ines Winkler

Ines Winkler, MSc International Business. Als Referentin Business Development bei der Audicon GmbH ist sie für die Themengebiete Zoll & Außenwirtschaft, GoBD-Zertifizierung sowie Datenextraktion aus SAP®-Systemen verantwortlich.

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