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Interview: Abschlusserstellung bei den Klingele Papierwerken – vom Papier-Ordner zur digitalen Abschlussakte

Audicon im Gespräch mit Andreas Niethammer

Praxisnah aus dem Arbeitsalltag gegriffen: Andreas Niethammer, stellvertretender Leiter der zentralen Finanzabteilung der Unternehmensgruppe Klingele Papierwerke hat in einem Erfahrungsbericht auf der audiconale 2016 eindrucksvoll die praktischen Einsatzmöglichkeiten von AuditSolutions* bei der Abschlusserstellung vorgestellt.

Audicon: An wen richtet sich Ihr Jahresabschluss und wie läuft die Erstellung zeitlich in Ihrem Unternehmen ab?
Andreas Niethammer: Unser Jahresbericht hat drei wichtige Adressaten: Erstens die Gesellschafter, zweitens die Banken und drittens das Finanzamt. Unterjährig werden die Monatsberichte spätestens bis zum 15. des Folgemonats erstellt. Eine Ausnahme stellt der Dezember-Monatsbericht dar. Da SAP® in manchen Modulen nur mit 12 Perioden arbeiten kann, wird die Dezember-Periode etwas länger geöffnet gehalten, um alle Jahresabschlussunterlagen möglichst vollständig erfassen zu können. Wir starten den Jahresabschluss mit dem Anlagevermögen, dann folgen die Debitoren und Kreditoren bis zum 15. Februar eines jeden Jahres. Bis zum 15. März sind auch die Hauptbücher mit den Rückstellungen abgeschlossen und es erfolgt die Dokumentation der Jahresabschlüsse in AuditSolutions. Von Ende März bis Juni haben wir jedes Jahr die Wirtschaftsprüfer im Haus, um die verschiedenen Einzelabschlüsse und den Konzernabschluss zu prüfen.

Audicon: Was sind für Sie die größten Herausforderungen bei der Abschlusserstellung?
Andreas Niethammer: Eine Besonderheit unseres Unternehmens ist, dass wir kein Konzern sind, sondern eine Unternehmensgruppe. Unsere Gesellschaften stehen gleichberechtigt nebeneinander und sind dezentral in drei Sparten strukturiert: Papier, Wellpappe und Klebstoff. Es werden auch nicht alle Gruppengesellschaften im eigenen SAP®-System geführt. Dazu kommt die Herausforderung, dass wir zur Erstellung, Vorbereitung und Dokumentation der Jahresabschlüsse drei unterschiedliche Software-Lösungen nutzen: SAP®, Microsoft Excel® und AuditSolutions.

Klingele Produktion Grunbach

Audicon: Drei Software-Lösungen sind bei Ihnen für die Vorbereitung, Erstellung und die Dokumentation des Abschlusses im Einsatz?
Andreas Niethammer:  Ja, tatsächlich. Wir erstellen den Jahresabschluss in SAP®, die Herleitung und Dokumentation findet häufig in Microsoft Excel® statt. Die tatsächliche Abschlusserstellung mit den zugehörigen Dokumentationen, Berechnungsgrundlagen und Nachweisen und auch die Konsolidierung erfolgen in AuditSolutions. Zudem hat die Lösung im Rahmen von Betriebsprüfungen eine extrem wichtige Bedeutung für uns.

Der Grund, dass AuditSolutions vor allem zur Dokumentation genutzt wird, ist der, dass sich Dateien in SAP® nicht sinnvoll verwalten lassen. Das ist in AuditSolutions komplett anders: Hier können die Nachweise digital verlinkt werden. Einige Positionen wie bspw. das Anlagevermögen werden aus SAP® in Excel® geladen, um Plausibilitätsprüfungen zu Abschreibungen oder Zugängen machen zu können und dem Wirtschaftsprüfer zur Verfügung zu stellen. Wenn wir bspw. Bankbestätigungen haben, verknüpfen wir diese mit den Bilanzpositionen Kasse, Bank und flüssige Mittel sowie Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten in AuditSolutions. Die Daten in AuditSolutions werden den Standardpositionen zugeordnet, so dass der Erläuterungsteil automatisch durch CaseWare Connector mit den Zahlen aus der Datenbank verbunden werden kann.

Hier kommt ein weiterer Vorteil von AuditSolutions zum Tragen: Es können mehrere Kollegen an einem Jahresabschluss arbeiten. Dadurch, dass die Dokumente elektronisch abgezeichnet werden können, ist jederzeit ersichtlich, in welchem Bearbeitungszustand sich die einzelnen Positionen befinden.
Die Dokumentation über AuditSolutions ist insbesondere für die Handels- und Steuerbilanz wichtig, da AuditSolutions alle Informationen transparent bereitstellt, die vier bis fünf Jahre später noch für die Betriebsprüfung benötigt werden. Aktuell läuft bei uns im Unternehmen die Prüfungsabwicklung 2010-2013. Die Prüfer fordern Erläuterungen zu Zahlen von 2010 ein, also sechs Jahre „alte“ Zahlen: Das geht nur mit einer guten, lückenlosen und sauberen Dokumentation – und das funktioniert in SAP® eben nicht – in AuditSolutions aber ohne Probleme.

Audicon: Die „digitale Abschlussakte“ wird bei Ihnen also gelebt?
Andreas Niethammer: Früher haben wir für die Dokumentation ausschließlich Microsoft Excel® und Leitz-Ordner genutzt. Auch damals hatten wir jedes Jahr fünf bis sechs Prüfer im Haus – bei der gezielten Suche nach Dokumenten war das Arbeiten mit den Papierordnern aber sehr ineffizient. Jetzt ist alles digitalisiert, so dass die Kopie des Ordners den Wirtschaftsprüfern auf digitalem Wege zur Verfügung gestellt werden kann. Das ist enorm zeitsparend und macht vieles einfacher.

Audicon: Sie hatten erwähnt, dass Sie AuditSolutions auch für die Konsolidierung nutzen. Warum?
Andreas Niethammer: Ja, das stimmt. Bis 2012 haben wir die Vollkonsolidierung des Konzernabschlusses in Microsoft Excel® durchgeführt. Dies wurde aufgrund der ansteigenden Angaben im Anhang schwierig, da wir zur Konsolidierung der Bilanz und der G&V schon auf einer stark aggregierten Ebene waren und für die Detailangaben im Anhang und Lagebericht viele Nebenlisten in Microsoft Excel® generieren mussten. Das wurde irgendwann unüberschaubar.

Jetzt führen wir die Konsolidierung in AuditSolutions durch. Der Import von SAP® in AuditSolutions dauert dabei nur maximal fünf Minuten. Für jede Gruppengesellschaft wird der Einzelabschluss in einer separaten Datei von AuditSolutions erstellt, die Konten werden einheitlich zugeordnet. Für den Konzernabschluss wird eine eigene Datei mit AuditSolutions erstellt, die mit den Dateien der Einzelabschlüsse verknüpft wird. So erhalten wir automatisch einen Summenabschluss. Werden Änderungen an den Einzelabschlüssen durchgeführt, wird der Summenabschluss automatisch aktualisiert. Der Summenabschluss findet auf Kontenebene statt, so dass alle Detailinformationen erhalten bleiben.

Ein weiterer Vorteil: Im Gegensatz zu Microsoft Excel® kann man in AuditSolutions keine unausgeglichenen Buchungen erfassen. So ist jederzeit ersichtlich, ob die Bilanz aufgeht. Außerdem gibt die Lösung einen sehr guten Überblick über die Abweichungen zum Vorjahr.

Audicon: Wenn Sie etwas verbessern könnten – was wäre das?
Andreas Niethammer: Leider ändert sich die Zusammensetzung des Prüferteams der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in jedem Jahr. Einige von Ihnen haben leider noch nie mit AuditSolutions gearbeitet. Für diese müssen wir dann tatsächlich extra Ausdrucke aus AuditSolutions heraus anfertigen. Da komme ich mir dann manchmal wieder in die Zeiten der Papier-Ordner zurückversetzt vor. Das würde ich gerne ändern – der einzige Wunsch, der mir spontan einfällt.

Andreas Niethammer

Andreas Niethammer

Andreas Niethammer war mehrere Jahre bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young tätig. In seiner aktuellen Tätigkeit als stellvertretender Leiter der zentralen Finanzabteilung der Unternehmensgruppe Klingele Papierwerke ist er insbesondere für die betrieblichen Steuern, Jahresabschlüsse und den Konzernabschluss zuständig.

Weitere Informationen

*AuditSolutions und Financial Solutions

Die vor allem aus der Wirtschaftsprüfung bekannte Lösung AuditSolutions vereint sämtliche Phasen der Jahresabschlussprüfung und -erstellung in einem System. Um Unternehmen für die Erstellung eine Software an die Hand zu geben, die noch besser auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, bieten wir seit 2016 FinancialSolutions an. Die Lösung unterstützt Anwender effizient bei verschiedenen Reporting-, Abschluss- und Dokumentationsaufgaben im Rechnungswesen.

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