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Digitalisierung in der Zollprüfung

Seit dem Jahr 2005 setzt die deutsche Zollverwaltung immer flächendeckender die Software-Lösung IDEA zur Datenanalyse im Rahmen von Zollprüfungen ein. Ein durchaus vorhersehbarer Schritt, bedenkt man den Einsatz von IDEA bei Steuerprüfungen und die Anforderungen aus der Abgabenordnung, relevante Unterlagen digital zu archivieren.

Zudem führen verbindliche Vorgaben, wie z. B. die Abgabe elektronischer Zollanmeldungen, auf Seiten der Wirtschaft und der Zollverwaltung zum verstärkten Einsatz von elektronischen Werkzeugen.

Herausforderungen der Digitalisierung

Die Implementierung von elektronischen ERP-, Logistik- und Zollsystemen stellt für Unternehmen eine große Hilfe und Erleichterung bei der Bewältigung des Geschäftsalltags dar. Als Folge davon befindet sich eine Vielzahl an Daten in den einzelnen Systemen. Dies bedeutet einerseits eine größere Transparenz und Verfügbarkeit der enthaltenen Informationen, andererseits eine enorme Komplexität bei der Kontrolle und Überwachung dieser Daten und der dahinter stehenden Prozesse. Dabei umfasst der Begriff „Kontrolle“ die Prüftätigkeiten zweier Seiten: Auf der einen Seite die internen Kontrollen, die von Unternehmen aufgrund rechtlicher Vorgaben sowie unternehmenseigener Interessen durchzuführen sind. Auf der anderen Seite sind hier externe Kontrollen, wie z. B. Zollprüfungen, Außenwirtschaftsprüfungen oder Präferenzprüfungen durch die deutsche Zollverwaltung, gemeint.

Zollprüfungen – „digitale“ Anforderungen

Unabhängig von den wirtschaftlichen Gründen der Digitalisierung von Daten sind Unternehmen verpflichtet, dem Betriebsprüfer einen Datenzugriff in angemessener Zeit zu ermöglichen. Diese rechtliche Verpflichtung wurde bereits in der Abgabenordnung und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie – für den Bereich der zollrechtlichen Daten – den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen im Zuständigkeitsbereich der Zollverwaltung (GDPdUZ) verankert. Die GDPdU wurde mit Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14.11.2014 mit Wirkung zum 01.01.2015 durch die GoBD abgelöst. Hierbei gilt es, sämtliche Daten für die jeweilige Prüfung so aufzubereiten, dass eine „maschinelle Auswertbarkeit“ z. B. durch definierte Dateiformate und einen eindeutigen Prüfungspfad gegeben ist. Die eigentliche Prüfung der digitalen Daten erfolgt anschließend nicht mehr stichprobenweise und manuell, sondern vollumfänglich auf Basis der vollständigen Daten mit der Software-Lösung IDEA.

Chancen für Unternehmen

Mithilfe der Datenanalyse-Lösung IDEA können Unternehmen das gleiche Prüfungswerkzeug einsetzen, mit dem auch die Zollverwaltung die vorgenannten Prüfungen durchführt. Auf Basis von Ad-hoc- oder regelmäßigen Prüfungen können sich die Unternehmen dadurch bestens auf die anstehende Zollprüfung vorbereiten. So lassen sich bereits im Vorhinein mögliche Unstimmigkeiten, z. B. zwischen den über die Zollsoftware in Zollanmeldungen angemeldeten und den im ERP-System entsprechend archivierten Daten, aufdecken und erforderliche Maßnahmen für deren Korrektur implementieren. Gegebenenfalls können diesbezüglich die notwendigen Meldungen bei der zuständigen Behörde eingereicht und so eventuell anfallenden Sanktionen vorgebeugt werden.
Neben der Möglichkeit der vorzeitigen oder sogenannten „Vorab-“Kontrolle können sämtliche für die Prüfung (entsprechend der GDPdUZ) relevanten Daten mithilfe von IDEA in der richtigen Form aufbereitet werden. So vorbereitet kann die Zollprüfung schnell und einfach abgeschlossen werden.

IKS – automatisierte und wiederholbare Kontrollen der eigenen Prozesse

Nicht nur IT-basierte Zollprüfungen, für die die Bereitstellung von digitalisierten Daten vorgeschrieben ist, bilden die Grundlage für betriebsinterne Prüfungen: Für sämtliche zollrechtliche Vereinfachungen (Bewilligungen) oder Zertifizierungen, wie z. B. als Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter (AEO), wird ein Internes Kontrollsystem gefordert. Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet darzustellen, mit welchen Kontrollen die Überwachung der eigenen Prozesse abgesichert ist. So sollen Unstimmigkeiten bei der zollrechtlichen Abfertigung vollständig vermieden bzw. frühzeitig erkannt und gemeldet werden können.

Aufbauend auf der Analysefunktionalität der Prüfsoftware IDEA lässt sich ein automatisiertes betriebsinternes Zoll-Risikomanagement auf Basis von CaseWare Monitor im Zollbereich etablieren, womit – je nach Ausrichtung – teilweise vollautomatisierte Prüfungen erfolgen. Weg von der stichprobenhaften Prüfung können Unternehmen so regelmäßige Kontrollen in Form einer 100%-Prüfung, das heißt sämtlicher relevanter Daten und Vorgänge, durchführen. Das Ergebnis stellt nach zuvor definierten Kriterien die selektierten Auffälligkeiten dar. Dadurch sollen nur die Vorgänge, in denen Unstimmigkeiten identifiziert wurden, ermittelt werden. Diese werden im Rahmen eines prioritätengestützten Eskalationsmanagements einer nachträglichen detaillierten Kontrolle mit ggf. anschließender Einrichtung erforderlicher Maßnahmen unterzogen.

Der Geschäftsalltag macht aufgrund der Vielzahl an Vorgängen eine manuelle Kontrolle sämtlicher zollrelevanter Tätigkeiten in den Unternehmen nahezu unmöglich. Mithilfe eines digitalen IKS lässt sich eine große Anzahl der Kontrollen automatisiert und ressourcenunabhängig durchführen. Das Fachwissen der Mitarbeiter kann dadurch gezielt für die Klärung von möglichen Auffälligkeiten in der Abwicklung des grenzüberschreitenden Warenverkehrs eingesetzt werden und so ein vollständig implementiertes IKS im Rahmen des Zoll-Risikomanagements bilden.

Ein beispielhafter Prüfschritt in IDEA: Überprüfung der angemeldeten Codenummer

Ein Schwerpunkt sämtlicher Zollprüfungen liegt auf der Überprüfung der in Zollanmeldungen angemeldeten Zolltarifnummer. Dabei handelt es sich um die vergebene Codenummer, die ein einzigartiges Identifikationsmittel der zu verzollenden Ware und Teil der zollrelevanten Stammdaten ist. Diese spielen bspw. eine bedeutende Rolle bei der Einhaltung außenwirtschaftsrechtlicher Maßnahmen und der Anwendung der richtigen Importzollsätze in der EU. Durch eine Mehrfachbeleganalyse mit der Software-Lösung IDEA erfolgt eine Überprüfung der angemeldeten Zolltarifnummern und der Ermittlung von Auffälligkeiten, wie zum Beispiel unterschiedlicher Codenummern für eine Ware. Hierdurch können Fehler in der Zollmeldung und dadurch eventuell anfallende Strafen vermieden werden. Prüfungen mit der Datenanalyse- Software IDEA können sowohl manuell, also auch automatisiert durchgeführt werden.

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AWB Steuerberatungsgesellschaft mbH
AWB Steuerberatungsgesellschaft mbH

Dieser Blogbeitrag wurde in Zusammenarbeit mit der AWB Steuerberatungsgesellschaft mbH erstellt. Die 2005 in Münster gegründete AWB hat sich auf Themen rund um den Außenhandel spezialisiert. Dazu zählen insbesondere Zollrecht, Außenwirtschaftsrecht, Umsatzsteuerrecht und Verbrauchsteuerrecht sowie das Präferenzrecht. www.awb-international.de

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